Claves del Decreto N° 44739-H para su Almacenamiento y Conservación

En Costa Rica, la emisión y gestión de comprobantes electrónicos ha sido un pilar en la modernización tributaria, y el Decreto Ejecutivo No 44739-H, “Reglamento de Comprobantes Electrónicos para Efectos Tributarios”, se erige como la normativa fundamental en este ámbito. Este reglamento es crucial para establecer las directrices que garantizan la correcta conservación de las facturas electrónicas.

 A continuación, se detallan los aspectos esenciales relacionados con los requisitos de almacenamiento, la inalterabilidad, la privacidad y la accesibilidad de estos documentos, así como el plazo de su conservación, que buscan asegurar la transparencia y eficiencia fiscal en el país.

El almacenamiento digital de facturas electrónicas, regido por el Decreto No 44739-H, es fundamental para la fiscalización. Conservar estos archivos XML por cinco años permite a la Administración Tributaria verificar el cumplimiento fiscal. Esto asegura la trazabilidad de las operaciones comerciales, facilitando auditorías en cualquier momento del período legal.

La inalterabilidad de los archivos XML es crucial para evitar fraudes. El reglamento exige sistemas que impidan modificaciones posteriores a la emisión. Esto confiere validez legal y confianza, convirtiendo estos documentos en pruebas irrefutables de transacciones comerciales.

La privacidad de la información en las facturas electrónicas es un imperativo. Los sistemas de almacenamiento deben incorporar robustas medidas de seguridad. Esto implica cifrado y controles de acceso, protegiendo los datos sensibles de contribuyentes y operaciones, y cumpliendo con la normativa de protección de datos.

La accesibilidad de los archivos XML es vital para la operatividad. Facilita tanto la consulta interna de los contribuyentes como la fiscalización. Los sistemas deben permitir una recuperación ágil y en formato legible, simplificando así gestiones contables, declaraciones y procesos de auditoría.

El plazo de conservación de cinco años para las facturas electrónicas se alinea con la prescripción tributaria. Este período otorga a la Administración Tributaria el tiempo necesario para sus labores de revisión. Cumplir con este requisito temporal es esencial para evitar sanciones y asegurar la disponibilidad informativa.

El Decreto No 44739-H no solo establece una obligación, sino un marco de seguridad y confianza. Al asegurar la conservación de facturas electrónicas por cinco años con inalterabilidad, privacidad y accesibilidad, Costa Rica fortalece su sistema tributario digital. Esto beneficia tanto a la Administración como a los contribuyentes, promoviendo una gestión fiscal transparente y eficiente para el país.

Fuentes:

pgrweb.go.cr

hacienda.go.cr

imprentanacional.go.cr